YEVMİYE DEFTER (GÜNLÜK DEFTER) KAYITLARI

Yevmiye Defterinin Tanımı

Muhasebede, ticari işlemlerin belgelere dayanarak tarih sırası ile, maddeler halinde kaydedildiği deftere “Yevmiye Defteri (Journal)” veya “Günlük Defter” denir. Yevmiye defterine yapılan her kayıt mutlaka bir belgeye dayanmalıdır. Belgesi olmayan hiçbir işlem kaydedilemez. Yevmiye defterine ilk olarak yeni işe başlayan işletmelerde açılış bilançosu, eskiden beri işe devam eden işletmelerde önceki dönem sonu bilançosunda yer alan bilgiler esas alınarak açılış kaydı yapılır. Böylece hesaplar açılmış olur. Açılış kaydından sonra yapılan parasal işlem ve olaylar tarih sırası ile yevmiye defterine kaydedilir.

Yevmiye defterine kayıt yapılırken hata olursa muhasebe kurallarına göre düzeltme yapılır. Kayıt silme, karalama, sayfa koparma kesinlikle yasaktır ve cezai müeyyidelere tabidir. Yanlış yazılan rakam veya yazının üzeri okunacak şekilde tek çizgi ile çizilir ve üzerine ya da yanına doğrusu yazılır. Yevmiye defteri ciltli ya da yapraklı olabilir. Yevmiye defteri kullanılmadan önce notere tasdik ettirilmesi gerekir. Aksi halde tutulan yevmiye defteri kanunen geçerli sayılmaz. Muhasebe kayıtlarını bilgisayar aracılığı ile tutan işletmeler bilgisayar kağıtlarını defter olarak tasdik ettirirler. Bu durumda yevmiye defteri formatı kullanılan muhasebe paket programına göre değişmektedir.

Muhasebe işlemlerinin defterlere günü gününe kaydedilmesi esas olmakla birlikte en geç 10 gün içinde deftere kayıt yapılmalıdır. Muhasebe kayıtlarını, muhasebe fişlerine dayanarak yürüten işletmelerde en geç 45 gün içinde deftere kayıt yapılmalıdır. Yevmiye defteri, Türk Ticaret Kanunu’na göre ait olduğu yıldan başlayarak 10 yıl, Vergi Usul Kanunu’na göre izleyen yıldan başlayarak 5 yıl süre ile saklanmalıdır.

Yevmiye Defterinin Şekli

Yevmiye defterine muhasebe işlemleri yevmiye maddesi halinde yazılır. Yevmiye defterinde iki çizgi arasında yer alan terimler yevmiye maddesini oluşturur. Yevmiye maddesine kayıt yapılırken önce borçlu hesaplar kaydedilir, daha sonra alacaklı hesaplar kaydedilir. Borçlu hesapların tutarları borç sütununa, alacaklı hesapların tutarları alacak sütununa yazılır. Her yevmiye maddesinin altında işlemi açıklayan kısa bir not yer alır.

Yevmiye defterinde ilk satır bir önceki sayfa toplamının devredildiği toplamların bulunduğu satırdır. Yevmiye defterinin son satırı da sayfa toplamının yazıldığı toplam satırıdır.

Yevmiye Defteri Örneği:

Muhasebe işlemlerinde matbu yevmiye defteri yukarıdaki gibidir. Fakat genelde muhasebe işlemlerinin yevmiye kayıtları daha kısa bir şekilde düzenlenebilir. Bizde sitemiz içersindeki derslerde yevmiye defterini aşağıdaki şekilde düzenleyeceğiz.

Yevmiye maddesi düzenlenirken, yevmiye maddesi üç biçimde olabilir.

Basit (yalın) madde

Basit (Yalın) Madde; tek hesabın borçlu ve tek hesabın alacaklı olduğu yevmiye maddesi türüdür.

Bileşik madde

Bileşik Madde; birden fazla borçlu hesaba karşılık tek hesabın alacaklı olduğu ya da tek hesabın borçlanmasına karşılık birden çok hesabın alacaklandığı yevmiye maddesi türüdür.

Karma madde

Karma Madde; Birden çok borçlu hesaba karşılık, birden çok hesabın alacaklı olduğu yevmiye maddesi türüdür. 

Yevmiye Maddesi Yazılırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

-       Yevmiye defteri yazılırken hesap numaralarını öğrenmek için hesap planından faydalanılır.

-       Yevmiye maddesinde hesap isimleri büyük harf ile yazılır.

-       Hesap isimlerinin aralarında boşluk bırakılmaz. Boşluk var ise çizilerek iptal edilir.

-       Yevmiye maddesinin borç ve alacak tutarlarının aynı olması gerekir.

-       Yevmiye defterinde madde numarasının önünde büyük defter sayfa numaralarını gösteren iki sütun bulunmaktadır. Bu kısımlara hesapların büyük defterde hangi sayfalarda yer aldığı yazılır.

-       Yevmiye defterinin her sayfasının bitiminde sayfa toplamı alınarak en alta yazılır. Toplam sonraki sayfanın üstüne de geçirilir.

Yevmiye Maddesinde Aşağıdaki Hususların Bulunması Gerekir

-       Yevmiye madde sıra numarası,

-       Tarih

-       Borçlu hesap,

-       Alacaklı hesap,

-       Tutar,

-       Her kaydın dayandığı belgelerin çeşidi, varsa tarih ve numaraları.

-       Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları birbirini takip eden sıra numaralı olmalıdır. Vergi kanunlarına göre hareketli yapraklı defter kullanılabilir.

-       Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar haklı sebep olmaksızın, on günden fazla geciktirilemez.

-       Yevmiye defteri yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere gösterilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmesi şarttır.

Açılış Kaydı

Yevmiye defterine ilk olarak yani birinci madde olarak açılış bilançosundaki hesapların yazıldığı kayıt yapılır. Bilançonun aktifinde yer alan değerler yevmiye defterinin borcuna, pasifte yer alan değerler ise alacağına kaydedilir. Açılış kaydı yevmiye defterinin 1 numaralı maddesidir. Yevmiye defterine yapılan kayıtlar ne olursa olsun borç ve alacak toplamlarının mutlaka birbirine eşit olması gereklidir.

Örnek: HG işletmesi 01.01.2009 tarihinde ki açılış bilançosunu aşağıdaki gibidir. Buna göre açılış kaydını düzenleyeniz.

Cevap: İşletmenin açılış bilançosunundan faydalanarak açılış kaydını düzenleyelim.

Örnek: HG işletmesi 01.01.2009 tarihinde aşağıdaki varlık ve kaynak hesapları ile kuruluyor. İşletmenin açılış bilançosunu düzenleyerek sermayeyi bulunuz ve işletmenin açılış kaydını yapınız.

100 Kasa Hesabı………………………………………24.000 TL
102 Bankalar Hesabı……………………………….17.000 TL
121 Alacak Senetleri……………………………….36.000 TL
153 Ticari Mallar Hesabı………………………..48.000 TL
252 Binalar Hesabı…………………………………90.000 TL
255 Demirbaşlar Hesabı…………………………35.000 TL
320 Satıcılar Hesabı………………………………70.000 TL
321 Borç Senetleri Hesabı……………………..49.000 TL
400 Banka Kredileri Hesabı……………………33.000 TL
421 Borç Senetleri Hesabı……………………..25.000 TL

Cevap: İşletmenin açılış bilançosunu düzenleyerek sermayeyi bulalım

Açılış Bilançosu:

Açılış Kaydı: