KAPANIŞ KAYITLARI

Gelir, harcama ve kar payı hesapları, dönem sonu sıfılanan ve yeni döneme sıfır bakiye ile başlayan geçici hesaplardır. “Kapanış Kayıtları (closing entries)”, yukarıdaki geçici hesapların bakiyelerini kalıcı hesaplara transfer etmek için kullanılan yevmiye defteri kayıtlarıdır.

Kapanış kayıtları yapıldıktan sonra, geçici hesap bakiyeleri dağıtılmamış karlarda (retained earnings) yansıtılır. Fakat, genellikle “Gelir Özeti (income summary)” isimli bir ara hesap yaratılır. Gelirler ve harcamalar, bu Gelir Özeti hesabına transfer edilir ve buradaki bakiye, firmanın o dönemdeki net gelirini gösterir. Daha sonra Gelir Özeti hesabı dağıtılmamış karlara devreder.

Ard arda gelen kapanış süreci aşağıdaki gibidir;

1.  Gelir hesabı (revenue account) kapatılıp Gelir Özeti hesabına devreder.

2.  Gider hesabı (expense account)kapatılıp Gelir Özeti hesabına devreder.

3.  Gelir Özeti hesabı kapatılıp dağıtılmamış karlara devreder.

4.  Kar payları (dividends) kapatılıp dağıtılmamış karlara devreder.

Yukarıda saymış olduğumuz süreç aşağıda tablolar ile gösterişmiştir. Eğer kapatılacak birçok hesap varsa; kapanış kayıtları, bileşik yevmşye kaydı şeklinde olabilir. Örneğin, kapatılacak onlarca hatta yüzlerce gider hesabının olması gibi.

1.     Gelir Hesabının Kapatılıp Gelir Özeti Hesabına Devretmesi

Gelir hesabının bakiyesi, o muhasebe dönemine ait toplam gelirdir. Gelirin (revenue), gelir hesaplanmasındaki (income calculation)  parçalardan birisi olmasından ötürü, muhasebe periyodunun son gününde gelir hesabı kapatılıp gelir özeti hesabına aşağıdaki gibi devreder;

Gelir hesabı kapatıldaktan sonra bakiyesi sıfırlanır ve yeni muhasebe dönemi için hazır hale gelir.

2.     Gider Hesabının Kapatılıp Gelir Özeti Hesabına Devretmesi

Aynı gelirler gibi giderler de(expenses) gelir hesaplamasının bir parçası olmasından ötürü, muhasebe periyodunun son  gününde gider hesabı kapatılıp gelir özeti hesabına aşağıdaki gibi devreder;

Kapatma işleminden sonra, gider hesap bakiyesi sıfırlanır ve yeni muhasebe dönemi için hazır hale gelir. Bu noktada; gelir özeti hesabının alacaklar kolonu, firmanın yeni muhasebe dönemi için gelirlerini temsil eder, borçlar kolonu ise giderlerini temsil eder, bakiye ise firmanın ne t gelirini temsil eder.

3.     Gelir Özeti Hesabının Kapatılıp Dağıtılmamış (Birikmiş) Karlara Devretmesi

Firmanın dönem sonundaki ne karı veya zararı firmanın sermayesine eklenir veya sermayesinden düşer. Firmanın dağıtılmamış (birikmiş) karlar hesabı (retained earnings), her muhasebe dönemi sonunda net gelirin eklenmesiyle biriken bir sermaye hesabıdır. Gelir Özeti hesabı, dağıtılmamış (birikmiş) karlar hesabına şu şekilde devreder;

4.     Kar Paylarının Kapatılıp Dağıtılmamış (Birikmiş) Karlara Devretmesi

Muhasebe dönemi boyunca süren her sermaye çekişi (kar payı ödemeleri), sermaye hesabının bakiyesini düşürür. Böylece, geri çekişler dağıtılmamış karlara aşağıdaki gibi devreder;

Kapanma işlemininden sonra, kar payı hesabının bakiyesi sıfırlanır ve yeni muhasebe dönemine hazır hale gelir.

Diğer yevmiye defteri kayıtları gibi, kapanış kayıtlarıda doğru büyük defter (defter-i kebir) hesabına geçirilir. Bütün geçirilme işlemleri tamamlandıktan sonra, sadece büyük defterdeki kalıcı hesaplar sıfırdan farklı bir bakiyeye sahiiptir. Bütün işlemler gerçekleştirildikten sonra mizan (borç ve alacak yekunlarının karşılaştırılması işlemi) (trial balance) sayesinde hesaplarda bir hata olup olmadığı kontrol edilir.