BÜYÜK DEFTER (DEFTER-İ KEBİR)

Büyük Defterin Tanımı

Büyük Defter (General Ledger), yevmiye defterlerine kaydedilmiş olan işlemleri buradan alarak sitemli bir şekilde hesaplara dağıtan ve düzenli olarak bu hesaplarda toplayan muhasebe defteridir. Büyük defterin diğer adı da Defteri Kebir‘dir.

Yevmiye defterlerlerine yapılan işlemler tarih ve işlem sırasına göre, belli bir düzenlemeye tabi tutulmadan yazılır. İşletmenin muhasebe işlemlerinin takip ve kontrolü için muhaseebe kayıtlarının hesaplara dağılımının daha düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak ister.. Bu nedenle hesaplardaki hareketliliklerin takip ve kontrolü için ayrı bir deftere ihtiyaç duyarlar. Bu hesaplarda oluşan rakamların sistemli bir şekilde bir araya getirilmesi ve dağıtılması işlevini gören deftere büyük defter (defteri kebir) adı verilir. Büyük defter tutulması zorunlu bir defterdir (VUK madde 182).

Büyük defter muhasebenin sınıflandırma fonksiyonu yerine getiren defterdir. Büyük defterlerden elde edilen rakamlar diğer muhasebe dokümanları için birer kaynak niteliği de taşımaktadır. Bu nedenle büyük defter kayıtlarının muhasebenin sağlıklı yürümesi açısından tutulmasının gerekliliği son derece öenmlidir.

Büyük Defterin Şekli

Büyük defter hesabının en az aşağıdaki bilgileri bulundurması zorunludur:

- Hesabın ismi,
- Yevmiye defteri tarihi,
- Yevmiye defteri madde numarası,
- Borçlu veya alacaklı tutar,
- Açıklama.

Büyük defter örneği:

Muhasebe işlemlerinde matbu büyük defter yukarıdaki gibidir. Fakat genelde muhasebe işlemlerinin büyük defter kayıtları daha kısa bir şekilde düzenlenebilir. Bizde sitemiz içersindeki derslerde büyük defterleri aşağıdaki şekilde düzenleyeceğiz.

Büyük Defter Düzenleme Kuralları

•  Diğer tüm tutulacak defterlerde olduğu gibi, büyük defter kayıtlarının da Türkçe tutulması zorunludur (VUK madde 215)
• Kayıtlarda Türk para birimi kullanılır (VUK madde 215).
• Yazma işlemlerinde mürekkepli kalem veya makine kullanılır (VUK madde 216)
• Yanlış kayıtlarda, yanlış yazılan rakam ve yazı okunacak şekilde çizilir, üst veya yan tarafına veya ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılarak düzeltilir (VUK madde 217)
• Kayıtlar arasında boş satır bırakılamaz, satır atlanamaz. Ciltli defterlerde sayfalar ciltten koparılamaz (VUK madde 218)
• Kayıtlar zamanında yapılır (VUK madde 219)

Yevmiye Defteri ile Büyük Defter İlişkisi

Muhasebede, ticari işlemlerin belgelere dayanarak tarih sırası ile, maddeler halinde kaydedildiği deftere yevmiye defteri (Günlük Defter) denir. Bu işlem de hesaplar aracılığıyla yapılır. Aynı tür olaylar aynı hesaplarda toplanır. Oysa tuttuğunuz büyük defter kayıtları size bu bilgiyi sunmaya hazırdır. Eğer bir de yardımcı defteriniz var ise bilginin daha ayrıntılı olmasını sağlayabilirsiniz. Yevmiye defteri bize her muhasebe olayını, olayın olduğu günü kaydetme imkânı verir. Büyük defter ise bu kayıtları sadeleştirilerek özelliklerine göre bir araya toplar. Böylece işletmenin hangi muhasebe olayının sonucunda, hangi amaca ulaştığını, ulaştığı amacın olumlu-olumsuz yanlarını (kâr-zarar gibi) görme ve yöneticilerin sağlıklı kararlar alması, işletmeyi doğru ve başarılı yönetmesini sağlar.

Örnek: İşletme 12.01.2009 tarihinde 3.500 TL nakit parayı bankaya yatırmıştır.

Yevmiye kaydı:

Büyük defter kaydı:

Yevmiye kaydında 102 bankalar hesabı borç tarafa yazıldığı için, büyük defter de 102 bankalar hesabının borç tarafına kayıt yapılır. Çünkü banka hesabına giriş, yani banka hesabında bir artış oluyor.

Yevmiye kaydında 100 kasa hesabı alacak tarafa yazıldığı için, büyük defter de 100 kasa hesabının alacak tarafına kayıt yapılır. Çünkü kasa hesabından bir çıkış, yani kasa hesabında bir azalış oluyor.

Açılış Kaydının Büyük Defterlere Aktarılması

Örnek: HG işletmesi 01.01.2009 tarihinde aşağıdaki varlık ve kaynak hesapları ile kuruluyor. İşletmenin açılış bilançosunu düzenleyerek sermayeyi bulunuz ve işletmenin açılış kaydını yapınız.

100 Kasa Hesabı………………………………………24.000 TL
102 Bankalar Hesabı……………………………….17.000 TL
121 Alacak Senetleri……………………………….36.000 TL
153 Ticari Mallar Hesabı………………………..48.000 TL
252 Binalar Hesabı…………………………………90.000 TL
255 Demirbaşlar Hesabı…………………………35.000 TL
320 Satıcılar Hesabı………………………………70.000 TL
321 Borç Senetleri Hesabı……………………..49.000 TL
400 Banka Kredileri Hesabı……………………33.000 TL
421 Borç Senetleri Hesabı……………………..25.000 TL

Açılış Kaydı:

Büyük Defter Kayıtları:

Büyük Defter – Yardımcı Defter Bağlantısı

 İşletmelerde aynı türden muhasebe işlemleri aynı büyük defter hesabına yazılır. Bu nedenle aynı büyük defter hesabına çok sayıda kayıt yapılmak zorunluluğu ortaya çıkabilir. Yardımcı defter kullanımı zorunlu dağildir. İşletmeler isteklerine göre yardımcı defter kullanırlar.

Yardımcı defterler de ana hesap büyük defterleri ile aynı özellikleri taşımaktadır. Yardımcı defter kayıtları da ana hesapların ki gibi yapılır. Yardımcı defterleri kullanmanın en önemli faydası ana hesaplarda göremeyeceğimiz ayrıntıları bize gösterir. Örneğin bankalar hesabını, hangi bankalarda hesabımız varsa o bankaların yardımcı hesabını açarız ve böylece hangi bankada ne kadar para olduğunu ayrı bir şekide görebiliriz.

Örnek: İşletme bankalar hesabının 3 tane yardımcı hesabını açmıştır. Bunlar A bankası, B bankası ve C bankasıdır. Yardımcı hesapların bilgileri aşağıdaki gibidir.

102.01 A Bankası: 20.000 TL
102.02 B Bankası: 12.000 TL
102.03 C Bankası: 38.000 TL

Büyük defter kaydı:

Bu şekilde 3 bankadaki hesap hareketlerini de ayrı bir şekilde görebiliriz. Eğer bu yukarıdaki gibi yardımcı defter açmasaydık 102 Bankalar hesabı aşağıdaki gibi olacaktır.

Görüldüğü gibi 102 bankalar hesabını yardımcı defterlere ayırmadığımız zaman sadece bankalarda 70.000 TL olduğunu görüyoruz ama hanfi bankada ne kadar para olduğunu göremiyoruz. Böyle durumlarda işlem sayısı arttıkça daha da karmaşık hale gelerek ayrıntılı bilgilere ulaşmamız zorlaşmaktadır. Bu nedenle yardımcı defterlerin işletmeler ve muhasebe açısından önemi büyüktür.